Een e-mailarchief is een veilige opbergplaats waar u uw e-mail kunt bewaren voor juridische en operationele doeleinden. Een goed e-mailarchiveringssysteem haalt automatisch de inhoud en bijlagen uit inkomende en uitgaande berichten en slaat ze na indexering op in alleen-lezen-formaat. Op deze manier bent u er zeker van dat gearchiveerde berichten in hun oorspronkelijke staat worden bewaard.

E-mailarchivering elimineert ook de noodzaak om op elke individuele computer naar persoonlijke archieven te zoeken. E-mailarchiveringssystemen bieden geavanceerde zoek- en terughaalfuncties. Op deze manier kunnen gebruikers hun berichten terugvinden op een snelle en efficiënte manier. Zonder effectief e-mailarchiveringssysteem is het zoeken naar een email record moeilijker dan het zoeken naar een speld in een hooiberg.